1. Contexto legal

El tratamiento de los Datos Personales se hace en cumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales.

La política de tratamiento de Datos Personales aquí descrita (en adelante la “Política”), será aplicable a cualquier relación de naturaleza legal o contractual con Clientes, Proveedores, Usuarios, Empleados y otros terceros cuyos datos sean objeto de Tratamiento, por parte de Juliana Arias González.

2. Responsable

Las bases de datos objeto de la presente política son responsabilidad de las siguientes personas:

a. Juliana Arias, identificada con cédula de ciudadanía No 32241336., con dirección principal en Carrera 9a 20 sur 340,  juli@julianaariasbusinessdesign.com y teléfono +57 3163310118 

En adelante, se denominarán “La Consultora”

Para la gestión y reclamación referente al tema de Datos Personales Juliana Arias Gonzalez, es la encargada de dar respuesta y trámite al ejercicio de los derechos de los Titulares y de velar por el cumplimiento de la normativa en materia de protección de Datos Personales.

3. Definiciones

Los conceptos que se definen a continuación son en su esencia los contenidos en el Decreto 1377 de 2013.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.

Cliente: Persona natural o jurídica, que adquiere o recibe bajo alguna modalidad, servicios ofrecidos de forma individual o conjuntamente por La Consultora o por aquellas Compañías que encarguen la recolección y tratamiento de los Datos Personales bajo las finalidades encomendadas en el contrato de transmisión y/o transferencia. El Cliente será en ocasiones Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, dependiendo del servicio que se adquiera, y podrá denominarse Aliado, asimismo se podrá denominar en los casos en que La Consultora actúe como Encargados del Tratamiento.

Consultores: Hace referencia a las personas involucradas en el ejercicio de consultoría de acuerdo se exprese explícitamente en el contrato que se suscriba entre el cliente y las partes, a la señora JULIANA ARIAS GONZÁLEZ o aquellas sociedades que encarguen la recolección y tratamiento de los Datos Personales bajo las finalidades encomendadas en el contrato de transmisión y/o transferencia.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Proveedor: Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que prestan servicios profesionales o técnicos en calidad de proveedores o contratistas.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Para la aplicación del presente manual, cualquier tratamiento de Datos Personales se entenderá como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Usuario: Son los individuos que participan de los eventos. En algunas circunstancias podrá coincidir en la misma persona la calidad de Usuario y Cliente.  

4. Datos que recopilamos

Para hacer uso de nuestros servicios, puede ser necesario que nos proporciones todos o parte de los siguientes datos:

– Nombre completo
– Tipo y número de documento de identidad
– Correo electrónico personal o institucional
– Número telefónico (fijo y/o móvil)
– Ubicación
– Nacionalidad
– Dirección de residencia
– Profesión
– Dirección IP de contacto
– Cookies

Descargo de responsabilidad: los Datos Personales que sean entregados a LOS CONSULTORES por parte de un Usuario, tales como nombre, teléfono de contacto, correo electrónico para la adquisición de un servicio ofrecido por LOS CONSULTORES se entienden cobijados por una Autorización previa que el Cliente asume tener de manera anterior por parte del Usuario. Por ende, en razón de la aceptación de esta Política, el Cliente declara contar con la autorización del Usuario para entregar sus datos a LOS CONSULTORES.

Estos datos son confidenciales y se tomarán todas las medidas necesarias para cumplir con tal obligación.

Si realizaste la suscripción a nuestros correos, podrás recibir información de nuestros servicios y actividades, así como podrás recibir invitaciones a nuestros eventos que realizamos o los que llevaremos a cabo en alianza con otras empresas mediante cualquier medio de notificación que nos hayas compartido, incluyendo, pero sin limitar correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas telefónicas, entre otros.

5. Datos Sensibles

Para el conocimiento del Titular, normalmente no realizamos Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, si lo llegamos a necesitar, contaremos con las autorizaciones correspondientes, habiéndose informado previamente como Titular: i) que no estás obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; ii) que es facultativo responder a preguntas que se relacionen con sus datos sensibles; iii) cuáles son los datos sensibles que trataremos; y iv) el tratamiento y las finalidades del mismo.

6. Aceptación de la política de tratamiento de Datos Personales

En consonancia con el Art. 9° de la Ley 1581 de 2012, todo tratamiento de Datos Personales requerirá autorización previa del Titular. Los Titulares, entienden que quien facilite información considerada como Datos Personales, acepta de manera expresa que estos serán tratados por LOS CONSULTORES en los términos establecidos en la Política.

La misma norma establece que no se requerirá autorización para el tratamiento de los siguientes datos:

– Datos de naturaleza pública.
– Información que sea requerida por autoridades en ejercicio de sus funciones a través de actos administrativos, sentencias judiciales o cualquier otro de carácter legal.
– Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
– Casos de urgencia médica o sanitaria.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

7. Finalidades del Tratamiento:

(i) Gestión de Eventos y Programas de Formación: Inscripción, organización y ejecución de talleres, eventos, bootcamps, asesorías y consultorías, tanto presenciales como virtuales. 

(ii) Comunicación y Notificaciones: Envío de información relevante sobre actividades, cambios en la programación, recordatorios y seguimiento de eventos. 

(iii) Atención y Seguimiento: Evaluación del progreso y satisfacción de los participantes, así como resolución de consultas o requerimientos. 

(iv) Marketing y Promoción: Envío de información sobre futuros eventos, programas y actividades organizadas por los Consultores, salvo que el titular manifieste lo contrario. 

(v) Cumplimiento Legal y Contractual: Gestión de información necesaria para cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables.

(vi) Registro fotográfico, audiovisual o testimonial de los eventos, que podrá ser utilizado con fines informativos y promocionales en medios digitales e impresos. Los eventos que se lleven a cabo de forma virtual podrán ser grabados y compartidos. 

(vii) Mejorar nuestros servicios mediante el estudio de tu comportamiento como Usuario a través de las cookies, para así adaptarlos a tus gustos y necesidades.  

(viii) Utilizar tus datos para fines investigativos, analíticos y estadísticos para desarrollo de producto relacionados con la ejecución de nuestro objeto social. 

(ix) Realizar la diligencia de consulta y reporte de información de Usuarios, Clientes o Titulares en general, respecto a su información financiera, comercial, crediticia y el cumplimiento de leyes referentes a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo. 

(x) La transferencia o transmisión a Aliados, Proveedores y terceros nacionales o extranjeros, incluso en países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección a Colombia, para las finalidades establecidas en esta Política. Transferencia frente a la cual el Titular emite su autorización expresa con la aceptación de esta Política, por lo que de forma previa suscribiremos un acuerdo de transmisión o transferencia, según corresponda. 

(xi) Enviar mensajes de texto (SMS y USSD), mensajes de datos, mensajes por cualquier aplicación de mensajería instantánea o realizar llamadas con finalidades de publicidad, prospección comercial, gestión de cobro, e invitaciones a participar en eventos, boletines relacionados con alguno de nuestros servicios y/o gestión propia de la relación contractual, dentro del horario establecido por la norma aplicable, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS y USSD, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el Titular. 

(xii) Efectuar estudios de seguridad, ya sea realizando la transferencia o transmisión a Aliados o terceros de la información suministrada. 

(xiii) Prevenir abusos y fraudes en el uso de nuestros servicios. 

(xiv) Utilizar las fotografías y/o vídeos, para difundirlos públicamente en páginas, redes sociales y/o plataformas gestionadas por el Responsable, con finalidad publicitaria e informativa, en las que se esté desarrollando actividades propias del objeto social.
 

8. Cookies y almacenamiento de información local

Al igual que otros sitios web, LOS CONSULTORES podrán utilizar ciertas tecnologías, tales como cookies, que nos permiten hacer de su visita a nuestro sitio más fácil y eficiente, suministrándole un servicio personalizado y reconociéndole cuando usted vuelva a nuestro sitio. Para efectos de la presente Política «cookies» se identificará como los archivos de texto de información que un sitio web transfiere al disco duro de la computadora de los Titulares con el objeto de almacenar ciertos registros y preferencias.

Los sitios web pueden permitir publicidad o funciones de terceros que envíen «cookies» a las computadoras de los titulares.

Las cookies se asocian únicamente con un usuario anónimo y su ordenador, y no proporcionan por sí el nombre y apellidos del mismo, en muchos casos, usted podrá navegar por cualquiera de los sitios web de LOS CONSULTORES anónimamente. Cuando usted accede a cualquier sitio web de LOS CONSULTORES, se graba su dirección IP (la dirección de Internet de su ordenador), para que nos dé una idea de qué partes del sitio web visita y cuánto tiempo pasa en cada sección. No unimos su dirección IP a ninguna información personal suya, salvo que usted se haya registrado con nosotros y haya entrado al sistema utilizando su perfil.

Por ello, es posible que en determinadas aplicaciones LOS CONSULTORES reconozca a los usuarios después de que éstos se hayan registrado por primera vez, sin que se tengan que registrar en cada visita para acceder a las áreas y servicios o productos reservados exclusivamente a ellos.

9. Derechos de los Titulares y su procedimiento para el ejercicio de estos:

9.1. Derechos de los Titulares y quienes pueden ejercerlos:

Los Titulares de los Datos Personales poseen los siguientes derechos frente a sus Datos Personales:

– Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus Datos Personales.

– Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

– Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

– Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

– Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus Datos Personales.

– Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

– Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el Art. 10° de la Ley 1581 de 2012.

– Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas: Solo podrá ejercer este derecho una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

– Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
– Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
– Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
– Por estipulación a favor de otro y para otro.
– Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos

9.2. Canal para el ejercicio de los derechos de los Titulares:

Los Titulares podrán ejercer sus derechos únicamente a través de una comunicación por escrito remitida al correo: juan.valencia@rojoanteojo.com

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9.3. Ejercicio de los derechos

Dependiendo del tipo de derecho que se esté ejerciendo, el Responsable seguirá las siguientes reglas y procedimientos:

9.3.1. Consulta

El Responsable garantizará el ejercicio del derecho de consulta, bajo las siguientes condiciones:

– El Titular podrá realizar consultas máximo una vez cada mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de Datos del Responsable.
– Para consultas que tengan una periodicidad superior a la enunciada en el numeral primero del presente artículo, el Responsable podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y de ser el caso, certificación de documentos.
– Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a cinco (5) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.

La información solicitada en el ejercicio del derecho de consulta solo será remitida a través del mismo correo electrónico indicado en el formulario de la solicitud.

9.3.2. Peticiones o Reclamos

Los Titulares, y demás personas legitimadas, podrán ejercer los derechos a la rectificación, actualización o supresión de datos, presentando una petición ante el Responsable. Adicionalmente, cuando los Titulares adviertan el presunto incumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable, bajo las siguientes disposiciones:

– Toda petición o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

– Si no cuenta con la información completa, el Responsable requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición o reclamo para que subsane las fallas. Si dentro de los dos meses siguientes no subsana, se entenderá desistida la solicitud.

– Si la petición o reclamo no iba dirigida al Responsable, este último dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles, informando de tal situación al solicitante.

– Una vez recibido el reclamo, se incluirá una leyenda con la expresión “reclamo en trámite” y el motivo del este dentro de la base de datos que almacena el dato personal, en un término no mayor a dos (2) días hábiles después del recibo de la solicitud.

– Las peticiones o reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a ocho (8) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

10. Políticas de seguridad

EL RESPONSABLE, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, el Responsable, en caso de aplicar, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión y transferencia, ha requerido a los Encargados y Responsables del tratamiento con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los Datos Personales.

11. Transmisión internacional de datos

LOS CONSULTORES podrán enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera de la República de Colombia en los siguientes casos: a) Cuando cuente con autorización de titular y b) cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

12. Transferencia Nacional o Internacional De Datos Personales

Como norma general, los datos del Titular no se transmitirán a terceros, excepto en los casos en los que legalmente estamos obligados a hacerlo, en caso que la transferencia de datos sea necesaria para el establecimiento de la relación contractual o cuando el Titular nos haya dado su consentimiento explícito previo para la transferencia de los datos.

Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado, los cuales deberán conocer los procedimientos de seguridad y recolección de datos.

Para el manejo externo de los datos, es decir, cuando transferimos o transmitimos los datos personales a terceros, como a empresas afiliadas, entre otros, nos aseguraremos de que ellos cumplan con la legislación en materia de protección de datos, con las medidas de seguridad y las mismas garantías otorgadas por nosotros.

Es importante señalar que entre los lugares donde los datos del Titular podrían ser procesados podrían figurar países que no gocen del mismo grado de protección de datos que el país desde el cual la información ha sido proporcionada. Si este es el caso, adoptaremos todas las medidas razonables para garantizar que tus datos sean tratados con los niveles de protección y seguridad que recibirán de acuerdo a las normas colombianas.

13. Deberes del Responsable del Tratamiento

– Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
– Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
– Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
– Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
– Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
– Actualizar la información del Titular, comunicando en el debido tiempo al Encargado, todas las novedades sobre los datos que hayas suministrado y realizar todo lo necesario para que la información del Titular se mantenga actualizada. 
– Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del Tratamiento.
– Tramitar las consultas del Titular y reclamos que tengas en los términos de ley.
– Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
– Garantizar que la información que entreguemos a un Encargado sea real, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
– Exigir del Encargado condiciones adecuadas de seguridad y privacidad de la información del Titular en todo momento.

14. Deberes de los Encargados del Tratamiento

– Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
– Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
– Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
– Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
– Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
– Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
– Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

15. Plazo de conservación de los datos

Se conservarán tus Datos Personales durante el tiempo que se requiera para que LOS CONSULTORES proporcione los servicios, hasta el momento en que el Titular solicite la eliminación de sus Datos Personales, así como durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o contractuales de mantenerlos bajo custodia.

El presente manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de Datos Personales entra en vigor el día 13 de marzo del 2025.